Executive Assistant &
Project Coordinator

Maximizar la productividad, efectividad y capacidad de ejecución del Fundador mediante la administración proactiva de su tiempo, información, comunicaciones, compromisos y proyectos prioritarios.

La persona será responsable de transformar ideas, conversaciones, decisiones e instrucciones en planes de acción concretos, coordinar su ejecución con responsables internos y externos, y dar seguimiento sistemático hasta alcanzar resultados verificables.

Su principal responsabilidad consiste en asegurar que las iniciativas importantes avancen sin requerir intervención constante del Fundador.

Resultado central esperado: recuperar tiempo ejecutivo, reducir la carga de coordinación personal y asegurar la continuidad de proyectos y compromisos estratégicos.

1. Gestión ejecutiva del tiempo y las prioridades

• Administrar y optimizar la agenda profesional del Fundador, anticipando compromisos, conflictos y necesidades de preparación.
• Priorizar solicitudes de reuniones de acuerdo con los objetivos comerciales y estratégicos establecidos.
• Proteger espacios de concentración, planificación, relaciones comerciales y toma de decisiones.
• Coordinar reuniones, llamadas, visitas, viajes y actividades de representación ejecutiva.
• Preparar anticipadamente agendas, documentos, antecedentes y objetivos para reuniones importantes.
• Gestionar recordatorios relevantes sin depender de que el Fundador consulte constantemente su calendario o lista de tareas.
• Identificar actividades delegables y recomendar mejoras en el uso del tiempo ejecutivo.

2. Captura, organización y administración de información ejecutiva

• Recibir y procesar información proveniente de reuniones, conversaciones, correos electrónicos, mensajes, notas de voz y otros canales autorizados.
• Documentar ideas, decisiones, instrucciones, compromisos y oportunidades identificadas por el Fundador.
• Convertir información no estructurada en tareas, proyectos, decisiones pendientes o referencias organizadas.
• Mantener un repositorio ejecutivo centralizado, actualizado y fácilmente consultable.
• Clasificar cada compromiso por prioridad, proyecto, responsable, fecha objetivo y próxima acción.
• Documentar decisiones relevantes y conservar su contexto para futuras consultas.
• Asegurar que ninguna iniciativa prioritaria permanezca inactiva sin seguimiento, justificación o decisión explícita.

Estándar fundamental: la persona no se limitará a almacenar información; deberá convertirla en acciones ejecutables y asegurar su seguimiento.

3. Coordinación y seguimiento de proyectos

• Mantener actualizado un portafolio de proyectos e iniciativas prioritarias del Fundador.
• Traducir objetivos generales en actividades, entregables, responsables e hitos verificables.
• Coordinar acciones con las áreas de Operaciones, Comercial, Marketing, Tecnología y otros responsables.
• Solicitar actualizaciones de avance, identificar retrasos y detectar obstáculos.
• Dar seguimiento a compromisos hasta su cumplimiento efectivo, sin confundir el envío de un recordatorio con la finalización de una tarea.
• Anticipar riesgos de incumplimiento y elevar oportunamente los asuntos que requieran decisiones ejecutivas.
• Organizar reuniones de seguimiento cuando sean necesarias y evitar reuniones que puedan sustituirse por actualizaciones escritas.
• Preparar reportes ejecutivos breves y orientados a decisiones.
• Coordinar proyectos especiales asignados directamente por el Fundador, dentro de las facultades y recursos autorizados.

La persona será responsable de la coordinación y trazabilidad de la ejecución, sin sustituir la responsabilidad técnica o gerencial de las áreas correspondientes.

4. Comunicación y coordinación transversal

• Actuar como punto de enlace autorizado entre el Fundador y equipos internos, brokers, proveedores, consultores y socios comerciales.
• Comunicar instrucciones, acuerdos y expectativas de manera precisa, profesional y oportuna.
• Redactar correos electrónicos, comunicaciones empresariales, invitaciones, seguimientos y documentos ejecutivos.
• Solicitar información o entregables pendientes con firmeza, cortesía y sentido de urgencia.
• Preparar minutas de reuniones con acuerdos, próximos pasos, responsables y fechas.
• Gestionar seguimientos posteriores a reuniones comerciales o institucionales.
• Escalar asuntos sensibles, desacuerdos, riesgos reputacionales o compromisos que requieran criterio del Fundador.
• Mantener relaciones profesionales y constructivas con personas de distintos niveles de responsabilidad.

5. Apoyo a iniciativas comerciales y de crecimiento

• Coordinar con Marketing el avance de campañas, materiales, publicaciones, proyectos de marca y entregables autorizados.
• Dar seguimiento a acciones vinculadas con reclutamiento, expansión geográfica, alianzas y desarrollo comercial.
• Coordinar reuniones y compromisos con compañías aseguradoras, brokers, socios estratégicos y proveedores.
• Preparar antecedentes e información comercial antes de reuniones importantes.
• Actualizar registros de relaciones institucionales, contactos relevantes y compromisos estratégicos.
• Apoyar la organización administrativa de oportunidades y proyectos comerciales.
• Investigar proveedores, herramientas, opciones comerciales o información preliminar necesaria para decisiones del Fundador.

Este apoyo es de naturaleza ejecutiva y de coordinación. No implica asumir la producción de marketing, la dirección de ventas ni las funciones especializadas de otros departamentos.

6. Organización documental, herramientas y logística

• Preparar reportes, resúmenes, presentaciones y documentos ejecutivos.
• Organizar archivos digitales, documentos corporativos, registros y materiales de consulta.
• Coordinar aspectos logísticos de viajes, eventos, reuniones y actividades profesionales.
• Mantener procesos documentados, plantillas y listas de verificación para actividades recurrentes.
• Utilizar herramientas digitales, automatizaciones e inteligencia artificial autorizadas para reducir trabajo manual y mejorar la productividad.
• Apoyar ocasionalmente gestiones personales de agenda o logística, cuando hayan sido expresamente acordadas y no interfieran con las responsabilidades principales del cargo.

7. Confidencialidad y manejo de información sensible

• Administrar información ejecutiva, comercial, financiera y personal con absoluta discreción.
• Respetar los controles de acceso, clasificación documental y autorizaciones establecidos.
• Proteger información de clientes, intermediarios, socios comerciales y empresas del grupo.
• Verificar destinatarios, documentos y autorizaciones antes de compartir información.
• Emplear únicamente herramientas aprobadas para almacenar, procesar o resumir información confidencial.
• Informar inmediatamente cualquier incidente, error o exposición no autorizada de información.

Formación académica

Estudios universitarios completos o avanzados en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Mercadeo, Negocios Internacionales, Comunicación Empresarial o carreras afines.

Se valorará la experiencia demostrable y la capacidad de ejecución por encima de un título académico específico.

Experiencia

• Mínimo 2 años de experiencia relevante; preferiblemente 3 a 5 años.
• Experiencia previa asistiendo a gerentes, directores, empresarios o líderes de unidades de negocio, o coordinando proyectos y operaciones.
• Experiencia comprobable gestionando simultáneamente prioridades, entregables y relaciones con diferentes áreas.
• Experiencia redactando comunicaciones profesionales, organizando información y efectuando seguimiento a compromisos.
• Deseable experiencia en empresas de servicios, compañías comerciales, organizaciones de crecimiento acelerado o entornos internacionales.

Conocimientos indispensables

• Administración ejecutiva de agendas, comunicaciones y reuniones.
• Gestión de tareas, proyectos, fechas límite y responsables.
• Redacción empresarial, ortografía y síntesis ejecutiva.
• Manejo sólido de Google Workspace.
• Hojas de cálculo para reportes, seguimiento y control de información.
• Organización documental digital y control de versiones.
• Uso práctico de herramientas de productividad, colaboración y gestión de proyectos.
• Conocimientos básicos del funcionamiento de organizaciones comerciales: oportunidades, clientes, embudos de venta, seguimiento y servicio.

Conocimientos altamente deseables

• Inglés profesional, idealmente B2 o superior.
• Experiencia con CRM y herramientas como Kommo, Trello, Asana o ClickUp.
• Manejo responsable de ChatGPT u otras herramientas de IA para productividad.
• Elaboración de reportes ejecutivos e indicadores.
• Coordinación con equipos de marketing, ventas o desarrollo comercial.
• Conocimientos básicos de automatización de procesos.

1. Atención extraordinaria al detalle

Capacidad de detectar errores, inconsistencias, compromisos incompletos y riesgos que otros pasan por alto. Verifica datos antes de comunicarlos y cuida rigurosamente fechas, nombres, instrucciones y documentos.

2. Orientación a la ejecución y al cierre

Se enfoca en resultados terminados y verificables, no únicamente en actividades realizadas. Da seguimiento constante y evita que las responsabilidades queden indefinidas.

3. Proactividad y anticipación

Identifica necesidades, obstáculos y oportunidades de mejora sin esperar instrucciones permanentes. Busca soluciones y presenta alternativas concretas.

4. Organización y pensamiento estructurado

Transforma información abundante, dispersa o ambigua en sistemas ordenados, prioridades claras y próximos pasos.

5. Comunicación ejecutiva sobresaliente

Comunica con claridad, precisión, cortesía y firmeza. Domina la redacción profesional y sabe adaptar su mensaje a clientes, ejecutivos, colaboradores y socios comerciales.

6. Criterio y resolución de problemas

Distingue lo urgente de lo importante, identifica qué puede resolver autónomamente y reconoce cuándo corresponde solicitar una decisión.

7. Persistencia y seguimiento

Es capaz de solicitar actualizaciones, recordar compromisos y gestionar incumplimientos de manera profesional, incluso frente a personas de mayor jerarquía.

8. Discreción, integridad y confiabilidad

Demuestra prudencia, honestidad y respeto absoluto por los asuntos confidenciales. Reconoce los límites de su autoridad y cumple los compromisos asumidos.

9. Adaptabilidad y capacidad de aprendizaje

Se desempeña eficazmente en entornos dinámicos, aprende nuevas herramientas y se adapta a cambios de prioridades sin perder el control de las responsabilidades existentes.

10. Presencia y relacionamiento profesional

Proyecta profesionalismo mediante su lenguaje, conducta, puntualidad, preparación, presentación apropiada y trato con terceros. Puede representar administrativamente a la Oficina del Fundador con credibilidad y seguridad.

Podrá actuar autónomamente para:

• Organizar y proponer ajustes a la agenda conforme a criterios establecidos.
• Solicitar actualizaciones de compromisos y entregables.
• Coordinar reuniones y compartir información previamente autorizada.
• Ejecutar gestiones administrativas y documentales recurrentes.
• Preparar comunicaciones y materiales ejecutivos.
• Identificar atrasos, proponer soluciones y activar mecanismos de seguimiento.

Deberá obtener autorización para:

• Asumir compromisos comerciales, financieros o contractuales en nombre del Fundador.
• Aprobar inversiones, gastos extraordinarios o presupuestos.
• Modificar prioridades estratégicas de las empresas.
• Comprometer condiciones comerciales, comisiones, tarifas o negociaciones.
• Emitir instrucciones que alteren responsabilidades gerenciales.
• Compartir información restringida sin autorización.
• Representar al Fundador en decisiones ejecutivas no delegadas.

El puesto no contará con autoridad jerárquica sobre los departamentos. Su facultad de coordinación procederá del mandato expresamente delegado por el Fundador.

Metas iniciales propuestas para evaluar una vez implementado el sistema de trabajo.

Los indicadores deberán medirse considerando las responsabilidades efectivamente controlables por el puesto. La persona no será penalizada por decisiones pendientes del Fundador o incumplimientos de otros equipos cuando haya ejecutado y documentado correctamente el seguimiento y escalamiento.

Diariamente

• Agenda ejecutiva validada y preparada.
• Prioridades y decisiones que requieren atención.
• Registro de nuevos compromisos, instrucciones y acciones.
• Seguimiento de tareas críticas y alertas por excepción.
• Resumen ejecutivo breve de avances, bloqueos y pendientes.

Semanalmente

• Resumen del portafolio de proyectos.
• Estado de compromisos relevantes con áreas y socios externos.
• Próximos hitos y vencimientos.
• Decisiones pendientes del Fundador.
• Recomendaciones de delegación, priorización o resolución.

Mensualmente

• Reporte consolidado de proyectos e iniciativas.
• Evaluación de pendientes prolongados y oportunidades de reactivación.
• Revisión de mejoras en procesos de coordinación.
• Evaluación de resultados frente a los indicadores del puesto.

Días 1–30: comprender y organizar

• Comprender el funcionamiento del Fundador, sus prioridades, empresas y principales interlocutores.
• Familiarizarse con los sistemas, procesos y canales de comunicación.
• Estructurar el repositorio central de compromisos y proyectos.
• Organizar agenda, reuniones y seguimientos recurrentes.
• Identificar las principales fuentes de pérdida de tiempo ejecutivo.

Días 31–60: asumir el seguimiento

• Administrar autónomamente las actividades recurrentes autorizadas.
• Coordinar directamente con responsables internos y externos.
• Mantener actualizado el estado de los proyectos.
• Producir reportes ejecutivos claros y oportunos.
• Reducir progresivamente las intervenciones operativas requeridas del Fundador.

Días 61–90: generar apalancamiento ejecutivo

• Gestionar consistentemente el sistema de captura, organización y seguimiento.
• Anticipar retrasos y preparar alternativas de solución.
• Asegurar continuidad en las iniciativas prioritarias.
• Demostrar recuperación medible de tiempo ejecutivo.
• Proponer mejoras adicionales para incrementar la capacidad de ejecución de la Oficina del Fundador.

El desempeño no se evaluará por la cantidad de mensajes enviados, reuniones organizadas o tareas registradas.

El puesto será exitoso cuando el Fundador dedique menos tiempo a recordar, perseguir, organizar y coordinar actividades, y más tiempo a dirigir, desarrollar negocios, construir relaciones y tomar decisiones de alto valor.

El resultado esperado es una Oficina del Fundador más organizada, proactiva, confiable y orientada a ejecución, donde las prioridades estratégicas no dependan exclusivamente de la memoria y disponibilidad personal del ejecutivo.

Aquí no vienes a ocupar un puesto. Vienes a construir una carrera.

Creemos que las mejores oportunidades profesionales no se definen únicamente por el salario o las responsabilidades que ofrecen hoy, sino por la persona en la que puedes convertirte gracias a ellas.

Esta posición ofrece una oportunidad poco común: trabajar directamente con el Fundador de Providence Brokers y participar de cerca en el desarrollo de empresas, marcas, proyectos y relaciones comerciales internacionales.

Desde el inicio tendrás exposición a diferentes áreas del negocio, incluyendo estrategia, operaciones, marketing, tecnología, negociaciones y expansión empresarial.

Y esto es solo el punto de partida.

Hemos diseñado una ruta de desarrollo basada en cinco etapas:

DOMINAR → ANTICIPAR → LIDERAR → INFLUIR → DIRIGIR

Conforme desarrolles nuevas competencias y demuestres resultados, podrás asumir proyectos de mayor complejidad, ampliar tu autonomía, participar en decisiones empresariales y acceder a nuevas oportunidades de crecimiento profesional y remuneración.

Para quienes demuestren las capacidades, el criterio y la ambición necesarios, esta trayectoria podría evolucionar hacia responsabilidades de liderazgo estratégico, incluyendo una posición de Chief of Staff, trabajando directamente con la dirección de nuestras empresas.

No prometemos ascensos automáticos ni resultados sin esfuerzo.

Sin embargo, Sí nos comprometemos a evaluar periódicamente tu desarrollo, reconocer el valor que generas y ofrecer oportunidades reales para continuar creciendo.

Buscamos a alguien con ambición profesional, curiosidad intelectual y ganas de aprender.

Porque nuestra intención no es contratar a alguien que quiera quedarse donde está. Es encontrar a alguien que quiera descubrir hasta dónde puede llegar.